Las herramientas comunes pueden ahorrarle tiempo y dinero en impuestos

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Los recibos, como los recuerdos, tienden a desvanecerse con el tiempo. Esta es solo una de las razones para escanear y rastrear su información fiscal. Las aplicaciones y los hábitos correctos pueden ahorrar espacio, tiempo, dinero y esfuerzo, pero solo si los usa.

«Las aplicaciones deberían hacer las cosas más fáciles, no más complicadas», dijo Clare Levison, contadora colegiada en Blacksburg, Virginia. «Definir una buena aplicación es lo que funciona para usted, no lo que está de moda».

Usa las herramientas que ya tienes

Las aplicaciones no tienen por qué ser complejas. Por ejemplo, la cámara de su teléfono puede escanear recibos y otros documentos. Levison recomienda que transfiera regularmente estas imágenes a una carpeta específica en la aplicación Fotos para que pueda encontrarlas más fácilmente más adelante.

«No quieres que esas fotos se confundan con todas tus otras selfies y cosas por el estilo», dice Levison.

También puede crear carpetas en su cuenta de correo electrónico para recaudar documentos fiscales. Por ejemplo, si es un inversor activo, puede ingresar sus confirmaciones comerciales allí (o configurar un filtro para que las confirmaciones se envíen automáticamente allí). Cuando compra suministros para su negocio en línea, una carpeta puede recopilar los recibos enviados por correo electrónico.

Otra herramienta popular que puede ser especialmente útil para cualquier persona que pague los gastos comerciales o el kilometraje es una aplicación de calendario. Estas grabaciones pueden ayudar a documentar reuniones de clientes, viajes de negocios y otros eventos potencialmente deducibles.

«El auditor del IRS siempre pide una copia de mi programa», dice Leonard Wright, un CPA de San Diego que ha sido auditado cuatro veces.

Los registros del calendario deben conservarse durante al menos siete años, que es el período de tiempo que el IRS normalmente lo revisaría. (Sin embargo, no hay límite de tiempo si las autoridades sospechan de evasión fiscal, así que asegúrese de tener suficiente historial con su calendario electrónico).

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También debe descargar regularmente estados de cuenta mensuales de sus instituciones financieras, dice Kelley C. Long, contador público certificado y especialista en finanzas personales en Chicago.

Si el IRS sospecha que ha informado de informes insuficientes, puede solicitar extractos bancarios y de corretaje. Si usa una tarjeta de crédito para fines comerciales u otros fines impositivos, estas declaraciones pueden facilitar sus deducciones. Aunque las instituciones necesitan mantener sus registros durante varios años, es posible que deba pagar una tarifa para acceder a los extractos bancarios antiguos.

Asegúrate de almacenar a largo plazo

Idealmente, su computadora y teléfono ya están respaldados en la nube para que pueda acceder a sus datos si sus dispositivos se pierden, son robados o destruidos. De lo contrario, querrá asegurarse de que al menos su información fiscal se transfiera de forma rutinaria a un sistema de almacenamiento seguro en la nube u otra ubicación segura fuera de la empresa.

La clave es mantener la información segura y accesible, lo que significa elegir dispositivos electrónicos en lugar de papel siempre que sea posible. El papel es voluminoso, ineficiente y propenso a todo tipo de desastres, incluidos incendios e inundaciones. La tinta puede desvanecerse, especialmente en los recibos necesarios para justificar los gastos (los extractos de tarjetas de crédito o tarjetas bancarias generalmente no se consideran recibos suficientes sin los recibos adjuntos).

«Por lo general, les digo a los dueños de negocios: ‘No hay recibos, por lo que no hay deducciones’ ‘, dijo Bob Fay, un contador de Canton, Ohio, que es un defensor de la alfabetización en recaudación de fondos para el consumidor del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados.» Este es un mensaje breve que quédate contigo porque tienes muchas cosas en tu plato todos los días «.

Pero si el IRS solicita estos recibos, podría terminar con un papel endeble e ilegible si no ha creado una versión digital, dice Levison.

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Además, los documentos en papel pueden costar más.

«La gente todavía da literalmente a sus CPA una caja de zapatos», dice Long. «Su CPA luego le paga a uno de sus pasantes para que escanee todas estas cosas en sus sistemas y ellos le cobran por ello».

Considere aplicaciones especiales para facilitar su trabajo

A veces, las aplicaciones especiales pueden resultar útiles. Las aplicaciones de escáner pueden ayudarlo a capturar documentos fiscales, y algunas tienen reconocimiento óptico de caracteres que puede usar para convertir imágenes en archivos editables y de búsqueda.

Si tiene un iPhone o iPad y tiene un historial de sus gastos, ItsDeductible e iDonatedIt pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de los obsequios caritativos y encontrar el valor de las donaciones en especie, como ropa y artículos para el hogar, durante todo el año. (Estas aplicaciones no tienen versiones de Android).

Las aplicaciones que crean informes de gastos, como Expensify o Everlance, pueden ayudar a los empleados y otros trabajadores independientes a realizar un seguimiento de los costos comerciales.

Wright, el CPA ampliamente verificado, apuesta por las aplicaciones que ayudan a rastrear el kilometraje, como MileIQ, TripLog o Everlance.

“Muchas de estas aplicaciones son fáciles de administrar y le permiten rastrear y diferenciar el uso comercial y personal”, dice Wright. «Son tan simples que puedes hacerlos mientras haces cola en el supermercado».

Pero desarrollar los patrones de uso de la aplicación y otros procesos que ha configurado es fundamental, dice el CPA Tim Todd de Lynchburg, Virginia. De lo contrario, no creará el rastro de papel digital que necesita para sobrevivir a una auditoría. Además, podría costarle algo de dinero.

“La grabación en tiempo real también puede ayudarlo a recordar que estos mensajes llegan en el momento de la declaración de impuestos”, dice Todd.

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